Hyvin organisoitu tuotedata ja tuotekatalogit ovat verkkoliiketoiminnan aloituksen edellytykset. Laadukas tuotedata sisältää perustiedot jokaisesta tuotteesta. Perustietoihin kuuluvat esimerkiksi koko, paino, väri, hinta ja käyttötarkoitus. Laadukas tuotedata sisältää myös avainsanarikkaat tuotekuvaukset, hyvin organisoidut tuotekategoriat ja laadukkaat tuotekuvat.
Pidempään toimineiden ja isompien yritysten liiketoiminnan ydin on lähes poikkeuksetta yrityksen toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP-järjestelmä. Lyhenne tulee sanoista Enterprise Resource Planning, joka on suomeksi käännettynä yrityksen resurssien suunnittelun ohjelmisto. ERP-järjestelmällä on yksi yhteinen tietokanta, jota erilaiset toiminnot käyttävät. Järjestelmän käyttö mahdollistaa ajankohtaisen tiedon organisaation sisällä. Organisaatiossa toiminnanohjausjärjestelmää hyödynnetään usein erilaisissa toiminnoissa, kuten tilaustenhallinnassa, varaston- ja materiaalienhallinnassa sekä kirjanpidossa ja reskontrassa.
Toiminnanohjausjärjestelmällä tavoitellaan yrityksen tehokkuuden parantamista. Tähän päästään työn organisoinnilla, kapasiteetin käyttöastetta parantamalla, varastonhallinnan sekä sisään ostojen suunnittelulla, toimitusaikalupauksilla ja toimitusvarmuuden seurannalla.
Organisaation yhtenäisen ERP-ohjelmiston käyttö asettaa vaatimuksia organisaation tiedon jatkuvasta päivittämisestä. Perustietojen tulisi olla kunnossa organisaatiosta riippumatta. Näihin perustietoihin kuuluvat tuotantoresurssien ja materiaalien tiedot, joiden tulisi olla päivitettyinä ja kirjattuna oikein sekä ajankohtaisesti.
ERP-järjestelmä on keskeinen osa yrityksen menestystä. Siksi toiminnanohjausjärjestelmää tai sen tekniikkaa ei vaihdeta usein. Ei ole mahdotonta, että yrityksellä on käytössään 10–20 vuotta vanha ohjelmisto. Ongelmana tässä tulee usein käytännön näkökulmasta se, että ERP ei välttämättä ole helposti tai laisinkaan integroitavissa kolmannen osapuolen järjestelmiin. Vanhoissa toiminnanohjausjärjestelmissä on usein pyritty esiintyvien ongelmien korjaamiseen ja kiertotapojen luomiseen. Toiminnanohjausjärjestelmän tulisi toimia samalla nopeudella ja tehokkuudella verkkokaupan kanssa. Usein laadukkaissa, kustomoitavissa ja tehokkaissa verkkokaupoissa verkkoliiketoiminnan rajoitukset tulevatkin toiminnanohjausjärjestelmän eikä niinkään verkkokaupan päästä. Tämän seurauksena vanhempien tai päivittämättömien ERP-järjestelmien integrointi saattaa olla monimutkaista.
Jos toiminnanohjausjärjestelmä luo tulevaisuuden digitalisoitumiselle rajoitteita, tulisi järjestelmän vaihtamista miettiä riittävän ajoissa. Erilaisten järjestelmien keskinäinen vertailu yleisellä tasolla ei yleensä ole kovin tuottavaa, vaan jokaisen yrityksen tulisi kirkastaa vertailun tueksi omat tavoitteensa toiminnanohjausjärjestelmälle sekä hahmottaa oman yrityksen kannalta kriittiset piirteet. Yleisesti suuremmissa IT-hankinnoissa kokemattomien pk-yritysten suositellaan käyttävän erityistä alan konsulttia. Konsultti tarjoaa apua erityisesti vaatimusmäärittelyssä ja tarjouskierroksen suorittamisessa. Sertifioidut ammattilaisemme auttavat liiketoiminnan prosessien kehittämisessä ja uudistamisessa. Varaa aikasi ilmaiseen konsultaatioon TÄSTÄ!
